“尊敬的移民局（签证处）领导/亲爱的移民局申请人战友：”开头，直接称呼对方的职务，表示你对对方工作的认可和尊重，这是第一点要交代的。 “我于XXXX年XX月XX日收到了XXX通知我面试的通知邮件，告知我的申请材料已经被收到并批准进行申请审讯(interview). 然而至XXX年XX月XX日我已经通过电邮，电话等方式与XXX沟通多次，却一直没有得到面试的安排。我今天打电话过去询问，被告知我的材料因某些原因被退回. “在这里需要解释的是为什么你的申请材料被驳回. 一般有两种可能：一是材料准备不充分或者是有遗漏；二是材料虽然完整但是在审核过程中发现有假材料或者是有瑕疵的证明文件。
不管何种原因，总之是你的申请材料被退了回来。因此你需要写信附上所有材料的复印件说明当初递交的材料是完整的并且没有遗漏. 如果有缺件或是材料需要补充应该写明具体是哪些件缺少或需补充，尽快补充提供以便移民局可以重新审核你的申请。 在信的最后你可以提出希望移民局尽快安排你的面试，同时提供你最近的身份证扫描件及住址证明以提高审批效率。 ”结尾
别颜睿优质答主一、写自荐信的三种情况
申请人自荐信通常有以下3种情况：
一、申请者符合基本申请要求，而且申请材料能够充分地反映申请者的水平。这种情况下写的自荐信应起到画龙点睛、锦上添花的作用，不能有瑕疵。
二、申请者符合基本申请要求，但是申请材料的某些方面反映不够充分，这时候自荐信可以对申请材料加以补充和完善。
三、申请者的申请在某些方面不符合基本要求，例如GPA或者GRE低于要求等，这种情况下就属于硬申请，应该抓住机会，尽最大的可能去争取。
二、自荐信应该包含的内容
不论哪种情况，自荐信应该包括四个方面的内容，即申请者的教育背景和学术训练、研究和工作经历、申请目的、以及申请人对申请专业的看法等。
首先是教育背景，这部分除了要介绍自己的学校、专业等信息外，应重点突出能够反映申请者优异的学术水平和研究才能的方面，例如优异的GPA和GRE成绩、校内奖学金、在有影响力的学术期刊上发表优秀论文、参与重点实验室的课题研究、在教授的指导下完成学士学位论文或者有创新性的毕业设计等。由于不同的教授所关注的方面可能不一样，而且招生委员会的老师对申请者的实际水平很难从简历上做出判断，因此应该对具体的学术成就作详细描述。比如，如果有在学术期刊上发表的论文，应该具体地介绍论文的研究背景及意义、所用的技术方法和研究成果、自己的付出和贡献等等。
其次是研究或者工作经历。这部分应该着重强调自己从事过哪些研究工作，自己在其中的收获和体会。对于有工作经验的申请者来说，应该突出和申请专业有关的工作内容，描述自己在工作中是如何积极地学习和应用新的技术和理论。
申请目的对所有的申请者来说都是至关重要的，因为美国教授通常希望申请者对自己的人生有规划，而不仅仅是把读研当成缓解就业的一种方式，因此，申请者应在这部分对申请目的作深入地讨论，而且要特别注意的是，这部分和自荐信中的下一部分应有逻辑性的联系。
自荐信的第四部分应该详细描述申请者对申请专业的理解。由于申请者通常没有机会和导师直接交流，自荐信应能体现申请者对该专业的研究方向、研究手段、科研方法有深入的了解，从而证明申请者确有从事该专业研究的潜力。这部分应是自荐信的重中之重。
三、自荐信需要注意的方面
首先是自荐信的长度，不宜过长和过短，一般应控制在一页半左右。不能因为想让招生委员会充分地了解自己就写很长的篇幅，因为这会浪费导师的时间，从而造成负面的影响。
第二，自荐信应以事实为依据，不应该夸大其词，因为美国教授可以通过网络对申请者提供的信息作进一步的考察，如果发现有不实之处，申请者将失去教授的信任，从而影响申请结果。
第三，在硬申请的情况下，如果申请者在某些方面确实存在缺陷，建议在自荐信的适当部分提及自己的不足之处，从而打消教授的顾虑。比如因为家庭困难不能参加社会活动，GPA或者GRE成绩不够高的原因，以及如何克服了困难，取得了目前的成绩，都会对教授有所触动。
